POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
LEY 1581 DE 2012 – DECRETO 1377 DE 2013
01 DE JULIO DE 2023
PRESENTACIÓN
El Presente documento contiene las políticas de Tratamiento de la Información adoptadas por AMORACOM SAS en cumplimiento con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013, estas se aplicarán a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por AMORACOM SAS, considerado como responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS
Nombre: AMORACOM SAS
Nit.: 901.713.038-8
Domicilio: Calle 67D bis #66A-23
Pbx.: 60(1)7451101
Pbx.Celular: 3009122020
Correo electrónico protección de datos: datospersonales@amoracom.com
Correo electrónico general: contacto@amoracom.com
OBJETO
Dar a conocer las Políticas de Tratamiento de la Información y los procedimientos del Sistema de Protección de Datos Personales implementados por AMORACOM SAS con el fin de garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, los cuales tienen por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.
1. DEFINICIONES
1.1. Autorización
Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
1.2. Base de Datos
Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
1.3. Dato personal
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
1.4. Encargado del Tratamiento
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
1.5. Responsable del Tratamiento
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
1.6. Titular
Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
1.7. Tratamiento
Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
1.8. Consultas
Solicitud de la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos usada por AMORACOM SAS, sobre la cual tiene la obligación de suministrar al Titular o sus causahabientes, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
1.9. Reclamos
Solicitud de corrección, actualización o supresión de la información contenida en una base de datos usada por AMORACOM SAS, o solicitud por presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, realizada por el Titular o sus representantes.
1.10. Dato público
Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros púbicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
1.11. Principio de legalidad
El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
1.12. Principio de finalidad
El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
1.13. Principio de libertad
El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
1.14. Principio de veracidad o calidad
La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
1.15. Principio de transparencia
En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
1.16. Principio de acceso y circulación restringida
El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. – Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
1.17. Principio de seguridad
La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
1.18. Principio de confidencialidad
Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
2. CONTENIDO DE LAS BASES DE DATOS
En las Bases de Datos de AMORACOM SAS los datos recolectados y almacenados son: Nombres y Apellidos, tipo y documento de identidad, dirección, teléfono fijo o móvil y correo electrónico. En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, AMORACOM SAS puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. En las bases de datos de empleados y contratistas se incluye, adicionalmente información sobre la historia laboral y académica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral (fotografía, conformación del grupo familiar, datos biométricos).
En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012.
3. TRATAMIENTO
La información que consta en las bases de datos de AMORACOM SAS es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados, subsidiarias, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información.
En cumplimiento de deberes legales, AMORACOM SAS podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas y velará por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.
La información que suministren los titulares estará a su disposición a través de los canales formales, la cual es de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y corresponderá a aquella que repose en la base de datos correspondiente.
4. FINALIDAD
Los datos que son solicitados se encuentran destinados a:
4.1. El desarrollo del objeto social de la compañía.
4.2. Al desarrollo de la relación contractual con empleados, clientes y proveedores.
4.3. Para establecer y mantener una comunicación con sus colaboradores y con terceros que le permita a la organización cumplir con sus actividades comerciales y contractuales.
4.4. Almacenar información relativa al cumplimiento de las obligaciones de los titulares de los datos.
4.5. Para él envió de información comercial sobre los productos y/o servicios que presta la compañía, promociones, comunicación sobre la implementación o modificación de los procedimientos, servicio al cliente, o manuales para nuevos productos y/o servicios.
4.6. A implementar medidas tendientes a la prevención de actividades ilícitas, o cualquier tipo de fraude.
5.DERECHOS DE LOS TITULARES
De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, los titulares podrán:
5.1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a AMORACOM SAS o frente al Encargado del Tratamiento designado. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
5.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a AMORACOM SAS, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
5.3. Ser informado por parte de AMORACOM SAS o por parte del encargado del tratamiento designado, previa solicitud, respecto del uso que les han dado a sus datos personales.
5.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento AMORACOM SAS o el Encargado designado, han incurrido en conductas contrarias a Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
5.6. Acceder en forma gratuita en las condiciones definidas en este documento, a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
6. OBLIGACIONES DE AMORACOM SAS
6.1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
6.2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
6.3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
6.4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
6.5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6.6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
6.7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.
6.8. Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
6.9. Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
6.10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
6.11. Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
6.12. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
6.13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
6.14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
7. PROCEDIMIENTOS CONSULTAS Y RECLAMOS
El Titular o su representante tienen derecho a presentar ante AMORACOM SAS, consultas y/o reclamos, relacionados con los datos personales registrados en nuestras bases de datos previa validación de su identidad, a través de cualquiera de los siguientes mecanismos:
7.1. Documento físico radicado en la Calle 67D # 66A-23 dirigido a protección de datos personales.
7.2. Por Correo electrónico a: datospersonales@amoracom.com
AMORACOM SAS, responderá la consulta y/o reclamo por el mismo medio que fue formulada.
7.3. Consultas. El Titular o su representante podrán consultar la información personal del Titular que repose en la base de datos del responsable. AMORACOM SAS suministrará al solicitante toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
El titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales:
7.3.1. Al menos una (1) vez cada mes calendario.
7.3.2. Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la Información, que motiven nuevas consultas.
7.3.3. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una (1) por cada mes calendario, AMORACOM SAS solamente cobrará los gastos de envío, reproducción y en su caso, certificación de documentos.
Para efectos de responder las consultas, AMORACOM SAS, cuenta con un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
7.4. Reclamos. El Titular o su representante que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante AMORACOM SAS, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
7.4.1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a AMORACOM SAS, como mínimo con la siguiente información:
7.4.1.1. Nombre del Responsable del Tratamiento o al encargado del Tratamiento.
7.4.1.2. Nombre del peticionario.
7.4.1.3. Número de identificación del peticionario.
7.4.1.4. Hechos en que se fundamenta la solicitud.
7.4.1.5. Objeto de la petición.
7.4.1.6. Dirección de envío de correspondencia.
7.4.1.7. Aportar los documentos que pretenda hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
8. MEDIDAS DE SEGURIDAD
AMORACOM SAS implementa todas las precauciones razonables y medidas de índole técnico, administrativo y organizacional convenientes a garantizar la seguridad de los datos de carácter personal de los Titulares, principalmente aquellos destinados a impedir su alteración, perdida y tratamiento o acceso no autorizado.
La aplicación de las medidas de seguridad tiene como fin procurar la conservación, confidencialidad, integridad, y disponibilidad de los datos en el desarrollo de las políticas de seguridad establecido en la ley 1581 de 2012.
Para AMORACOM SAS Las bases de datos estarán almacenadas en servidores propios que reposan en las instalaciones del encargado del tratamiento bajo estrictas medidas de seguridad, evitando que pueda acceder personal no autorizado.
9. MODIFICACIONES
AMORACOM SAS se reserva el derecho de modificar estas Políticas de Tratamiento de la Información, en su totalidad o parcialmente. En caso de cambios sustanciales en las Políticas del Tratamiento referidos a la identificación de AMORACOM SAS y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido la autorización, AMORACOM SAS comunicará estos cambios al titular a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas.
10. VIGENCIA
Las Políticas de Tratamiento de Información Personal de AMORACOM SAS estarán vigentes a partir del día treinta (30) de enero de 2018.
Las bases de datos administradas por AMORACOM SAS se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de AMORACOM SAS o una obligación contenida en un contrato entre AMORACOM SAS y Titular.